Kunderfarenheter

Case tjänstesektorn: Dela konfidentiell data inom en projektgrupp

På ett designkontor innehåller kunduppdrag nästan alltid konfidentiell information. En dataläcka skulle kunna äventyra personuppgifter och dessutom avslöja affärshemligheter. Därför måste information hanteras varsamt.

För att designkontoret ska kunna sköta sin verksamhet krävs det att information, dokument och bilder kan delas med deras kunder, myndigheter och olika konsulter. Kommunikation måste kunna ske snabbt och smidigt och därför kräver det att den sköts elektroniskt. Av informationsäkerhetsskäl kan denna information inte skicka med osäkra metoder.

Utmaningen var filer på FTP server

Kontoret hade tidigare generella diskussioner med kunder antingen via telefon eller e-post och diskuterade den mer känsliga informationen vid personliga möten. Dokument laddades upp med FTP (File Transfer Protocol) och USB-stickor användes.

Det fanns många problem med projektgruppens gamla sätt att arbeta. Först och främst tog mötena väldigt lång tid, särskilt om kunden befann sig i en annan stad. Dessutom var diskussionerna kring vissa dokument åtskild från själva dokumenten och sedan var det problem med hanteringen av versionshistorik.

Sökandet efter en högsäkerhetslösning

Designkontoret var inte intresserat av att implementera några tunga system. Det var dock viktigt att ha en lösning med hög säkerhet där kommunikation av information som låg under sekretessavtal kunde göras med både interna och externa parter.

Först tänkte företaget gå över till krypterad e-post men problemet var att e-post inte är inte så praktiskt när man behöver skicka stora filmängder. Dessutom riskerar e-postkonversationer att bli ganska ”spretiga” och blir därför svårdokumenterade.

Effektiv användning av arbetstimmar med en elektronisk arbetsyta

Lösningen på utmaningen blev en elektronisk arbetsyta där konfidentiellt material kunde delas och informationen i dokumenten kunde diskuteras. Arbetet förenklades för de anställda då både diskussioner och material var samlade på ett och samma ställe. Kunderna var extra tacksamma för hur enkelt det var att ladda upp filer och för den lätta tillgängligheten till alla dokument och alla versioner.

Företaget märkte att det kunde spara tid i projekt eftersom färre arbetstimmar ”slösades bort”. Tack vare att allt kunde skötas elektroniskt kunde man ta på sig fler projekt och därigenom öka sin verksamhet.

Letar du efter en liknande lösning för din verksamhet?

Letar du efter sätt att skydda din kommunikation och filer, t.ex. i ett project? Ring +358 9 6850 320 eller mejla sales@deltagon.com så kan vi tala mer om hur vi kan hjälpa dig.

Beställ broschyrer om hur man skyddar konfidentiell e-kommunikation, e-tjänster och grupparbete

Vänligen fyll i fälten så kommer vi att skicka dig de broschyrer du har beställt.