Kunderfarenheter

Case teknologiskt företag: Förbättra styrelsemedlemmarnas elektroniska kommunikation utan att tumma på säkerheten

Efter på diskussioner på ett högteknologiskt företag, hade ett beslut tagits om att elektronisk kommunikation mellan styrelsemedlemmarna skulle utvecklas med tonvikt på informationssäkerhet.

Företagets styrelse består av 8 personer utanför företaget samt att företagets CEO också aktivt deltar i kommunikationen. Denna grupp på totalt 9 personer behöver ett behändigt och säkert sätt att diskutera framtida planer, oavsett av var styrelsemedlemmarna befinner sig.

Problem: Svårigheten att följa kommunikationen och informationssäkerhetsrisker

Som det är nu så sker den mesta av kommunikationen via e-post. Ett av informationssäkerhetsproblemen är att endast företagets CEO använder företaget e-postadress. Några använder sina arbetsgivares e-post och andra sina personliga e-postkonton som Gmail eller Hotmail. Till exempel så har mötesmaterial skickats till medlemmarna via e-post med lösenordsskyddade ZIP-filer.

Det finns dock en oro för säkerheten med ZIP-filer, de användargenererade lösenorden och med lagringen av filer utanför företaget. Också bristen i säkerhet med eventuellt vidarebefordrad information har väckt oro. Dessutom är det ibland en utmaning att följa de långa e-postkonversationer som har uppstått. Det är också tidsödande att söka efter de senaste versionerna av dokumenten och lösenorden till ZIP-filerna.

Lösning: Deltagon collabRoom – säker samarbetsyta för grupper

Deltagons collabRoom är lämpad för gruppmeddelanden och den kombinerar konfidentiell kommunikation med fildelning för 2 eller flera personer.

Ett eget säkert rum öppnas för styrelsemedlemmarna. Med gruppmeddelanden, ser alla medlemmar meddelandena samtidigt och på ett säkert sätt. Aviseringar om nya meddelanden kan fås via e-post eller SMS om så önskas.

Med Deltagon collabRoom’s gruppmeddelanden förblir filer och meddelanden skyddade på en och samma plats. Då all kommunikation samlas på en arbetsyta förblir kommunikationen intakt och alla ser den på samma sätt.

Varje styrelsemöte kan ha sin egen mötesmapp på den säkra arbetsytan. På detta sätt blir allt material och alla meddelanden relaterande till detta möte lättillgängligt och i ordning.

Tack vare gruppfunktioner är det lätt att hitta en tid i kalendern som passar alla och nästkommande möte kan arrangeras snabbt. Dessutom kan en snabb åsiktsundersökning göras bland medlemmarna med omröstningsverktyget.

Beställ broschyrer om hur man skyddar konfidentiell e-kommunikation, e-tjänster och grupparbete

Vänligen fyll i fälten så kommer vi att skicka dig de broschyrer du har beställt.