Blogg

Utmaningar med gruppmeddelanden och fildelning

Kommunikation inom grupper sker mer och mer elektroniskt och oberoende av lokalisering. Dock är inte kommunikation inom grupper helt oproblematisk. E-post, till exempel, används ofta. Det innebär avsevärda utmaningar såsom separata kommunikationstrådar och problem med filhantering.

Utmaningar med e-post inom gruppkommunikation

E-post är en utmaning som kommunikationsmedel inom en grupp. Detta då meddelanden ofta blir sammanblandade så att alla inblandade kanske inte får all information. Dessutom är det svårt att återuppta en tidigare diskussion då ämnen inte är strukturerade i en vanlig e-postkonversation. Rubriker kan blandas ihop och några gruppmedlemmar kanske svarar på fel meddelande etc. Många människor som aktivt använder e-post i sitt arbete har säkert råkat ut för dessa problem.

Det kan också vara en utmaning att dela filer via e-post. E-postservrar kan blockera meddelanden med stora filer och förhindra att de skickas. Det kan också vara besvärligt att hitta de senaste versionerna av de olika meddelandena. Det finns heller ingen garanti för säkerheten i kommunikationen och därför måste konfidentiell information skyddas separat. Lösenorden till de lösenordsskyddade filerna glöms ofta bort och därför används ofta lösenord som är lätta att komma ihåg eller samma lösenord används till alla filer, exemeplvis företagsnamnet.

Exempel styrelsemöte:

Styrelsemedlemmar sitter inte under samma tak och styrelsematerial måste delas mellan alla deltagare på förhand. Kommunikationen bryter ihop när någon t.ex. glömmer att svara alla och informationen endast når någon och andra blir utan den viktiga informationen. Det är inte ovanligt att meddelanden med ett nytt ämne skickas under ett tidigare ämne vilket gör det svårt att överse. Styrelsemöten hanterar högst konfidentiell information om företagets verksamhet. Att skicka styrelsematerial via e-post är som att sända det med vykort så att vem som helst kan få tillgång till materialet.

konfidentiell_styrelsematerial_kommunikation

Deltagons collabRoom som lösning

Deltagons lättanvända collabRoom erbjuder en mängd möjligheter för säker fildelning och gruppmeddelanden, allt samlat på en plats. Filer såväl som kommunikation är välorganiserade och säkra. Lösningen erbjuder en klar bild över varje grupps data och därigenom kommer varje gruppmedlem helt säkert att få den nödvändiga informationen och se kommunikationen på samma sätt.

Till exempel så är lösningen ett utmärkt verktyg för kommunikation mellan styrelsemedlemmar, dela mötesmaterial, som en ersättning för FTP tjänster och för att leverera material till projektgrupper och underleverantörer.

Läs mer om Deltagons lösningar för gruppmeddelanden och fildelning!

Kontakta oss

Har du något du undrar över? Vill du ha ytterligare information eller en mer detaljerad presentation? Lämna dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig.