Blogi

Informationsdelning är en utmaning för företag, också när det kommer till informationssäkerheten

Skribent Jari Holmborg

Företag står ständigt inför situationer där filer med företagets konfidentiella information måste delas också med parter utanför företaget: till styrelsemedlemmar, konsulter eller exempelvis till nätverk av underleverantörer. Jag hör ofta om utmaningar i samband med informationsdelning.

Organisationers vanor testas speciellt i det ögonblick information måste delas med intressenter. Interna verktyg kan vara funktionella men de är sällan lämpliga när det kommer till att användas mellan olika oganisationer. E-post är inte heller lämpligt, speciellt när många parter är inblandade: diskussioner sprider ut sig, ämnesraden stämmer inte överens med innehållet eller meddelanden svaras på i efterhand. Information skingras bland deltagares e-postmeddelanden. Också begränsningar i att skicka bilagor gör det svårt att dela information. Och ibland glöms även e-postkryptering.

Om företaget erbjuder sina anställda verktyg som inte uppfyller deras behov kommer de att utveckla egna lösningar för informationsdelning. I många fall blir lösningen en molnlösning tänkt för allmänheten som den anställde köper genom att använda sitt privata betalkort. Detta orsakar ett flertal risker för företaget: användarvillkoren är skapade för privata konsumenter, informationen är inte skyddad, rättigheten att använda kunskap förflyttas från företaget till den anställde och företagets informationshantering skingras. Anställda väljer olika lösningar och det tar tid att lära sig hur man använder dem.

Trots allt är det bara en fråga om att förstå: Företagsledningen måste vara medveten om behoven relaterade till informationsdelning. Man kan söka lösningar som tjänar både användare och företaget. Exempelvis är det enklare med projektarbeten om all data kan samlas på samma plats från start och dessutom kan distribueras säkert mellan projektmedlemmarna i olika organisationer. Det ger även medvärde om kommunikationen mellan de olika parterna i projekten kan ske på samma ställe där informationen delas; på så sätt kan man hålla bättre kontroll inom projekten. När projektet avlutas kan all data enkelt arkiveras eller raderas när den är samlad på en plats.

Hur långt har ditt företag kommit med att lösa dessa utmaningar? En del företag erbjuder redan sina anställda bra verktyg för dela information säkert; andra har först nu börjat bli medvetna om det. De största riskerna löper de företag som inte ens har tänkt på säkerhet i samband med informationsdelning – alarmerande ofta är företagets ledning inte alls medveten om hur och med vilka verktyg företagets konfidentiella information delas. Om ditt företag faller under den sista kategorin är det hög tid att få situationen under kontroll. När man väl är medveten om utmaningarna kan de också lösas utan att informationssäkerheten äventyras.

Jari Holmborg

M.Sc.(econ.) Jari Holmborg is the CEO of Deltagon Group Oy. Jari has over 20 years’ experience of executive positions in the IT and information security sector, as well as the internationalization of business. He has also been actively involved in the Finnish start-up software companies’ internationalization by mentoring in the international clinic programs of The Finnish Software Entrepreneurs Association, for example.

Kontakta oss

Har du något du undrar över? Vill du ha ytterligare information eller en mer detaljerad presentation? Lämna dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig.