Blogi

Varmista sähköpostin luottamuksellisuus näiden vinkkien avulla!

Monet luulevat, että yrityksen sähköpostilla on turvallista lähettää luottamuksellisia tietoja. Harva tulee ajatelleeksi, että todellisuudessa suojaamaton sähköpostiviestintä on yhtä avointa kuin postikortin lähettäminen. Karkeasti kuka tahansa voisi vain kääntää kortin ja lukea mitä kortissa lukee. Sähköisen viestinnän luottamuksellisuuden varmistaminen on kuitenkin yksinkertaista ja helppoa.  Tässä blogissa annamme 6 vinkkiä, miten voit varmistaa sähköpostin ja soveltuen myös muun sähköisen viestinnän turvallisuuden.

Miten voit varmistaa sähköpostin luottamuksellisuuden?

1. Luottamuksellisen tiedon tunnistaminen

Kaikki lähtee liikkeelle siitä, että yrityksessä tunnistetaan, mitkä tiedot ovat luottamuksellisia. Tyypillisesti näitä ovat muun muassa asiakkaiden tiedot, henkilöstöön liittyvät asiat, sopimukset, tuotekehitykseen ja innovaatioihin liittyvät tiedot sekä liiketoimintastrategiat.

Tunnistavatko kaikki organisaatioosi työntekijät nämä tiedot luottamukselliseksi? Jos vastasit ei, on tarpeen selkeyttää ja jalkauttaa hyviä käytäntöjä. On myös tärkeää, että henkilökunnalle kerrotaan sähköpostin tietoturvariskeistä, jotta he todella ymmärtävät, kuinka tärkeästä asiasta on kysymys.

2. Varmista, että henkilökunnalla on tarvittava tieto ja välineet

Pelkät säännöt ja kiellot eivät yleensä ole pitkän päälle järkevä tapa sähköisen viestinnän turvaamiseen. Kiireessä kielloista ja säännöistä luistetaan helposti ja tärkeät tiedot vain lähetetään sähköpostilla eteenpäin, jotta homma saadaan nopeasti tehtyä.

Lähetetäänkö yrityksessäsi sopimuspapereita, liikesalaisuuksiin liittyviä viestejä tai dokumentteja, salasanoja tai muuta luottamuksellista tietoa sähköpostilla? Jos vastasit kyllä, sinun tulisi ottaa asia puheeksi yrityksessä ja hankkia suojattu sähköpostin lähetys ratkaisu. Sähköpostilla lähetettyjä tietoja voi periaatteessa kuka tahansa lukea matkan varrella. Kun sähköposti on suojattu, sen lähetys on turvallista!

3. Varmista helppokäyttöisyys

Helppokäyttöisyys on avainasemassa, kun hankitaan ratkaisua turvallisen sähköpostin lähetykseen. On selvää, ettei liiketoimintaa voi salauksen takia pysäyttää. Mitä enemmän vaivaa ja aikaa joutuu käyttämään turvalliseen viestintään, sitä todennäköisemmin ratkaisun käytöstä luistetaan.

Varmin tapa onkin hankkia yksinkertainen ja helppo ratkaisu turvallisen sähköpostin lähettämiseen. Kun tarjoat henkilökunnallesi helppokäyttöisen ja varmasti luotettavan välineen, ei enää tarvita kieltoja. Mikäli vastaanottajan on vaikeaa saada viesti auki, myös silloin ratkaisun käytöstä helposti luistetaan. Sen vuoksi helppous niin lähettäjälle kuin vastaanottajallekin on avainasemassa Deltagonin ratkaisuissa sähköpostin suojaamiseen.

4. Varmista ohjeistus ja yleinen linja tietoturvasta yrityksessä

Sähköpostiviestinnän turvallisuus paranee vasta, kun suojattu sähköposti on käytössä. Varmista siis, että kaikki myös sitä käyttävät. Käytäntö on osoittanut, että kieltoja ei niin noudateta, mutta konkreettiset ohjeet tuovat tulosta. Varmista, että ohjeet löytyy prosessiohjeista ja kerro uudelle työntekijälle, miten luottamuksellista tietoa käsitellään sähköpostissa.

5. Varmista, että sähköpostiliikenne on suojattua koko organisaatiossa

Yrityksissä sähköistä viestintää käydään lukemattomia määriä päivittäin. Jotta voidaan varmistaa, että tämä kaikki luottamuksellinen sähköpostiliikenne on turvallista, on tietoturvaohjeet, säännöt ja ratkaisut jalkautettava koko taloon. Varmista siis, että koko organisaatiossa noudatetaan yhteistä linjaa sähköpostin suojaamisessa.

Ohjeiden noudattamista voidaan seurata luomalla viestinnän automaattiseen havainnointiin perustuva mittaristo. Jos ohjeita ei noudateta, ei turvallisen sähköpostin lähettämiseksi hankittu ratkaisu kannata. Kysy lisää mittaamisesta meiltä!

6. Varmista, että johto on tietoinen sähköisen viestinnän riskeistä

Luottamus on liikesuhteiden perusta. Maineen ja luottamuksen menetys on kohtalokasta koko yritykselle. Turvallisen viestinnän mahdollistavilla välineillä tietovuotoriskit vähenevät. Tietoturva on kaikkien asia, ylimmästä johdosta jokaiseen työntekijään.  Riskien hallinta on viimekädessä johdon asia, mutta toimiva kokonaisratkaisu tarvitaan, että organisaatiossa kaikki sitä käyttävät.

 

Mikäli sinulla herää kysymyksiä siitä, kuinka voit parantaa yrityksesi sähköisen viestinnän ja asioinnin turvallisuutta, ota yhteyttä! Kerromme mielellämme helppokäyttöisistä ratkaisuistamme.

Ota Yhteyttä

Heräiskö sinulle kysymyksiä? Haluatko lisätietoa tai tarkemman esittelyn? Jätä yhteystietosi, niin palaamme asiaan.