Blogi

Tiedostojen jakaminen - sähköpostilla vai tiedonjakopalvelussa?

Erilaisia tiedostoja jaetaan jatkuvasti sähköisessä muodossa. Yllättävän moni niistä sisältää tietoa, joka tulisi suojata. Milloin kannattaa käyttää sähköpostia ja milloin tiedonjakopalvelua? Entä miten huolehtia tietoturvasta?

EU:n tietosuoja-asetus, joka kulkee myös nimellä GDPR, on asettanut yritykset miettimään entistä tarkemmin henkilötietojen käsittelyä viestinnässään.

Henkilöturvatunnusten ja osoitetietojen lisäksi tietoturvaa vaativat tiedostot voivat sisältää esimerkiksi tilinumeroita, terveystietoja, verokortteja, palkkatietoja, käyttäjätunnuksia ja salasanoja, tuotekehitystietoa, sopimusluonnoksia tai talouslukuja.

Millä välineellä tiedostoja kannattaa jakaa?

Tietoa voidaan jakaa sähköisesti lukemattomalla eri tavalla. Näistä yleisimpiä ovat sähköposti ja erilaiset tiedonjakopalvelut. Molemmissa on sekä hyviä että huonoja puolia. Valintaa tehdessä kannattaa siksi miettiä ensin sitä, millainen viestintätarve on kyseessä.

Liitetiedostojen jakaminen sähköpostilla

Sähköpostilla liitetiedosto saadaan nopeasti toimitettua viestin yhteydessä vastaanottajalle. Sähköpostilla viestit parhaiten silloin, kun viestien ja keskustelijoiden määrä on pieni. Isojen tiedostojen jakaminen sähköpostilla on kuitenkin haasteellista.

Sähköpostissa viestiketju saattaa haarautua kun uusia henkilöitä otetaan keskusteluun mukaan tai vain osalle alkuperäisestä vastaanottajalistasta vastataan. Viestiketjun laajetessa on lisäksi yhä hankalampaa olla selvillä viimeisimmästä tiedoston versiosta. Kaikilla voi olla oma versionsa omalle koneelle tallennettuna ja osalla ne ovat tallessa vain sähköpostissa.

Entäs sitten tietoturva? Sähköposti on lähtökohtaisesti täysin turvaton tapa viestiä. Mikäli tiedostossa on suojattavaa sisältöä, ei sitä normaalissa sähköpostissa tulisi lähettää. Sähköpostin salauksen avulla myös luottamuksellisia tiedostoja voidaan toimittaa sähköpostitse.

Tiedostojen jakaminen tiedonjakopalvelussa

Tiedonjakopalvelut toimivat sähköpostia tehokkaammin tilanteissa, joissa keskustelijoiden määrä tai keskustelun viestimäärät ovat suuret. Viestit eivät tuki sähköpostia ja tiedostojen hallinta on tällöin helpompaa ja keskitettyä. Keskustelut ja tiedostot voidaan säilyttää tarvittavan ajan.

Tietoturvan näkökulmasta on tärkeää, että tiedostojen ja tietojen käyttöoikeuksia voidaan hallita. Samoin tiedostot tulee olla turvallisesti säilytettävissä, siirrettävissä ja poistettavissa. Käsittelystä tulisi myös jäädä jälki, jonka perusteella tiedetään kuka tietoa on käsitellyt ja milloin.

Nykyaikana tiedostoja halutaan jakaa myös mobiililaitteilla. Tiedostojen tulee silti olla suojassa ja jaettavissa helposti sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille. Toteutuuko tämä käyttämässäsi järjestelmässä?

Deltagonin ratkaisulla tiedostojen jakaminen ja niistä viestiminen esimerkiksi asiakkaiden kanssa voi olla sekä helppoa että tietoturvallista.

file-sharing-email-filesharing

Ota meihin yhteyttä puhelimitse 09 6850 320 tai sähköpostitse myynti@deltagon.fi ja selvitetään millainen ratkaisu sopii sinun organisaatiosi tarpeisiin.

Haluatko kuulla lisää?

Tilaa opas turvallisesta tiedon ja tiedostojen jakamisesta.

Ota yhteyttä

Heräiskö sinulle kysymyksiä? Haluatko lisätietoa tai tarkemman esittelyn? Jätä yhteystietosi, niin palaamme asiaan.