Blogi

Tiedon jakaminen on haaste yrityksille ja tietoturvalle

Kirjoittaja Jari Holmborg

Yritykset kohtaavat jatkuvasti tilanteita, joissa organisaatiolle kriittistä, luottamuksellista tietoa sisältäviä tiedostoja on jaettava myös yrityksen ulkopuolelle: hallituksen jäsenille, konsulteille tai esimerkiksi alihankkijaverkostolle. Asiakaskentällä kuulee usein haasteista, joita tiedon jakamiseen liittyy.

Organisaation toimintamalleja koetellaan erityisesti siinä vaiheessa, kun tietoa on jaettava sidosryhmille. Sisäiset työkalut saattavat olla kunnossa, mutta ne taipuvat harvoin käytettäviksi eri organisaatioiden välillä. Sähköpostikaan ei siihen sovellu, varsinkaan kun osapuolia on useita: keskustelu lähtee rönsyilemään, viestien otsikot eivät vastaa sisältöä tai viestiketjuihin vastataan viiveellä. Tieto hajaantuu osallistujien sähköpostien syövereihin, ja myös liitetiedostoja koskevat rajoitukset vaikeuttavat tiedon jakamista. Ja sähköpostin salauskin välillä unohtuu.

Jos yrityksen tarjoamat työvälineet eivät palvele työntekijöiden tarpeita tiedon jakamiseen, nämä kehittävät ratkaisunsa itse. Ratkaisuksi valikoituu silloin helposti kuluttajille suunnattu pilvipalvelu, jonka työntekijä ostaa omalla luottokortillaan. Yritykselle tämä aiheuttaa moninaisia riskejä: palvelun ehdot on rakennettu kuluttajille, tietoa ei suojata, tiedon käyttöoikeus siirtyy yritykseltä työntekijälle, ja yrityksen tietohallinto hajaantuu. Eri työntekijät ottavat käyttöönsä eri välineitä, joiden käytön opetteleminen vie aikaa.

Kysehän on ainoastaan ymmärryksestä: yritysjohdon on tiedostettava tiedon jakamiseen liittyvät tarpeet. Tämän jälkeen voidaan etsiä ratkaisuja, jotka palvelevat sekä käyttäjiä että yritystä. Työskentelyä helpottaa esimerkiksi se, jos kaikki tieto voidaan koota samaan paikkaan esimerkiksi projektin alusta alkaen ja jakaa sieltä turvallisesti projektin osapuolille eri organisaatioissa. Lisäarvoa tuo myös se, jos projektia koskeva viestintä osapuolten kesken voi tapahtua siellä, missä tietoa jaetaan; näin kokonaisuus pysyy paremmin hallinnassa. Projektin päätyttyä tieto on myös helppo arkistoida tai hävittää, kun se on koottuna yhteen paikkaan.

Miten pitkällä oma yrityksesi on näiden haasteiden ratkaisemisessa? Osa yrityksistä tarjoaa jo työntekijöilleen hyvät työvälineet tiedon turvalliseen jakamiseen, toisissa tähän tarpeeseen on vasta havahduttu. Vakavimmat riskit koskevat yrityksiä, joissa tiedon jakamisen turvallisuutta ei ole edes ajateltu – huolestuttavan usein yritysjohto ei ole lainkaan perillä siitä, miten ja millä välineillä yrityksen luottamuksellista tietoa jaetaan. Jos yrityksesi kuuluu viimeiseen kategoriaan, on korkea aika ottaa asia haltuun. Kun haasteet tiedostetaan, ne voidaan myös ratkaista tietoturvaa vaarantamatta.

Jari Holmborg

M.Sc.(econ.) Jari Holmborg is the CEO of Deltagon Group Oy. Jari has over 20 years’ experience of executive positions in the IT and information security sector, as well as the internationalization of business. He has also been actively involved in the Finnish start-up software companies’ internationalization by mentoring in the international clinic programs of The Finnish Software Entrepreneurs Association, for example.

Ota yhteyttä

Heräiskö sinulle kysymyksiä? Haluatko lisätietoa tai tarkemman esittelyn? Jätä yhteystietosi, niin palaamme asiaan.