Blogi

Säilytä ja jaa kriittistä tietoa digitaalisesti ja turvallisesti

Käsitelläänkö organisaatiossasi liiketoimintakriittistä tietoa? Haluaisitko, että sinulla olisi paikka, johon kyseisen tiedon voisi turvallisesti tallentaa sähköisessä muodossa ilman pelkoa sen leviämisestä ulkopuolisille? Kenties tiedosta tai sen osasta on viestittävä myös sidosryhmäläisen kanssa turvallisesti – miten se onnistuu?

Tiedostojen säilytykseen ja jakamiseen on valtavasti eri vaihtoehtoja digitaalisella aikakaudella. On kuitenkin tiettyjä kriittisiä tietoja, joiden osalta tietoturvavaatimukset ovat kovemmat kuin perusviestintään sopivissa ratkaisuissa.

Kriittisen tiedon tallentaminen ja jakaminen

Tietoturvan varmistamiseksi yrityksen kannattaa tarjota liiketoimintakriittistä tietoa käsitteleville henkilöille turvallinen paikka, jossa kyseistä tietoa säilytetään ja käsitellään. Lisäksi on hyvä määrittää, kuka tietoon pääsee käsiksi ja huolehdittava pääsyoikeuksien hallinnoinnista.

Monesti sisäisen viestinnän osalta yritysten ratkaisut ovat kunnossa. Viestintä kriittisten tietojen osalta on haasteellisempaa ulkopuolisten kanssa. Esimerkiksi konsultilta, lakimieheltä tai kirjanpitäjältä voidaan tarvita lausunto tai kommentti dokumentin sisältöön liittyen. Käytännössä tämä voi tarkoittaa henkilökohtaisia tapaamisia pienenkin kysymyksen tai muutoksen osalta.

Digitaalisia vaihtoehtoja kriittisistä asioista viestimiseen on olemassa. Deltagonin kehittämässä sähköisessä työtilassa pääsy tilaan voidaan rajata erittäin tarkasti ja henkilöllisyys voidaan tarvittaessa tarkastaa esimerkiksi vahvalla sähköisellä tunnistuksella. Dokumentista voidaan myös keskustella esimerkiksi työryhmän kesken ja jakaa yksittäinen tiedosto linkin avulla turvallisesti ulkopuoliselle kommentoitavaksi. Pääsyoikeus dokumenttiin voidaan poistaa koska tahansa.

Tietoturvalla tarkoitetaan niitä järjestelyjä, joilla yritetään varmistaa tiedon eheys, luottamuksellisuus ja saatavuus. Muita tietoturvan ominaisuuksia ovat kiistämättömyys, todennus ja pääsynvalvonta.

Tietoturvan kannalta on muun muassa syytä huomioida, että henkilöstömuutokset eivät aiheuta ongelmia. Tämä on vain yksi syy, miksi yritysten ei tulisi luottaa henkilöstön omiin arkistointimenetelmiin vaan tarjota eri käyttötarpeisiin soveltuvat vaihtoehdot. Sellaiset, jotka pohjautuvat yrityksen tietoturvapolitiikkaan. Esimerkiksi siitä huolimatta, että henkilöstön työasemat usein varmuuskopioidaan, on monessa organisaatiossa koettu hyödylliseksi käyttää ratkaisuja, joista voidaan nähdä minne ja milloin tietoa on jaettu myös sen jälkeen, kun henkilö on poistunut organisaatiosta.

Tietoturvauhkia ovat muun muassa luvaton pääsy, tiedon luvaton käyttö, salaisen tiedon tutkituksi tuleminen tai paljastuminen, tiedon muuntuminen, tiedon kopioituminen ja tiedon hävittäminen.

Turvallinen sähköinen työtila on yksinkertainen tapa ratkaista tiedon säilytykseen ja jakamiseen liittyviä ongelmia ja uhkia. Vaihtoehtoja valitessa kannattaa huomioida ainakin seuraavat asiat:

  • Tietoturva: Missä tieto sijaitsee ja kenellä on siihen pääsy? Säilytetäänkö tieto kryptattuna? Millaiset lokitiedot muutoksista on saatavilla?
  • Tietosuoja: Onko tietosuoja otettu huomioon lainsäädännön ja sopimusten edellyttämällä tavalla?
  • Käyttöönotto: Miten paljon aikaa ja vaivaa käyttöönotto aiheuttaa? Onko konfigurointi ja käyttäjien koulutus helposti toteutettavissa?
  • Käyttäjäystävällisyys: Kuinka helppo ratkaisua on käyttää? Kuinka monipuolisesti se taipuu eri käyttötapauksiin? Toimiiko se myös mobiililaitteilla?
  • Käyttäjähallinta: Onko käyttäjähallinta luotettavaa ja helppoa? Voiko tietoa jakaa myös esimerkiksi asiakkaiden ja kumppanien kanssa? Voiko käyttäjillä olla eri rooleja aiheesta riippuen?

Ota meihin yhteyttä, mikäli haluat keskustella aiheesta lisää tai tietää miten Deltagonin ratkaisut toimivat kriittisen tiedon välittämisessä. Meidän tavoittaa puhelimitse numerosta 09 6850 320 tai sähköpostitse myynti@deltagon.fi. Voit myös täyttää alaosassa olevan yhteydenottolomakkeen ja olemme sinuun yhteydessä.

Keskustele asiantuntijan kanssa

Etsitkö työkaluja turvalliseen sähköiseen viestintään? Täytä lomake, niin asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä. Selvitetään tarpeenne ja katsotaan yhdessä, miten organisaationne sähköinen viestintä saadaan turvattua.