Blogi

Miksi sähköposti tulisi salata?

Sähköposti on meille jokaiselle tuttu nykypäivän viestintämuoto. Yrityksissä ja organisaatioiden keskuudessa sähköposti on usein pääasiallinen viestintäväline sekä sisäisessä käytössä että asiakkaiden kanssa kommunikoinnissa. Liian usein unohdetaan kuinka turvaton sähköposti on - todellisuudessa sähköposti on yhtä helposti ulkopuolisten luettavissa kuin postikortti.

Miksi sähköposti tulisi salata?

Sähköpostiviestinnän turvallisuus ei siis ole itsestään selvää. Sähköpostin suojaamiseksi on olemassa salausratkaisuja ja -ohjelmia, joilla varmistetaan sähköpostiviestinnän luottamuksellisuus.

Sähköpostin salaus on tärkeää etenkin luottamuksellisten tietojen lähetyksessä

Sähköisiä viestintävälineitä halutaan käyttää myös luottamuksellisten asioiden viestimiseen, kuten henkilötietojen, sopimuspapereiden, yrityksen liikesalaisuuksien ja erilaisten salasanojen lähettämiseen toiselle osapuolelle. Jokainen varmasti ymmärtää, että kaikki yllä olevat asiat ovat luottamuksellisuutta vaativaa tietoa, jonka joutuminen vääriin käsiin on kaikkea muuta kuin toivottua.

Sähköpostin soveltuvuutta luottamuksellisten tietojen lähettämiseen voi konkretisoida seuraavien kysymysten avulla.

Huomaatko jos:

  • lähettämäsi sähköposti ei mene perille?
  • joku ulkopuolinen lukee tai kopioi viestintääsi?
  • osa sinulle tarkoitetuista viesteistä jää saapumatta?
  • viestin sisältö muuttuu matkan varrella?

Suurin osa sähköpostiviestintää käyttävistä ei osaa vastata tai vastaa kieltävästi näihin sähköpostin tietoturvaan liittyviin kysymyksiin. Tämä osoittaa sen kuin kuinka ei-luottamuksellista sähköpostiviestintä on. Muista siis sähköpostin salaus erityisesti luottamuksellisten tietojen lähetyksessä.

Sähköpostin salaus on yritykselle kannattava investointi, joka voi pelastaa isoilta harmeilta!

Koska sähköpostia käytetään yritysten ja viranomaisten viestinnässä jatkuvasti, ja näissä ympäristöissä myös luottamuksellista tietoa tulee voida lähettää nopeasti, sähköpostin salauksen pitäisi olla perusedellytys. Näin ei kuitenkaan usein ole, mikä johtuu varmasti osaltaan tietämättömyydestä. Organisaatioissa ei välttämättä tiedetä, kuinka turvatonta sähköpostiviestintä oikeasti on.

Luottamuksellisten tietojen vuotaminen yrityksen tai viranomaistahon ulkopuolelle voi tuottaa huomattavia haittoja organisaatiolle. Tietovuoto voi pahimmassa tapauksessa tarkoittaa tulon tai maineen menetystä, sakkoja tai jopa rikosoikeudellisia toimenpiteitä. Sen vuoksi sähköpostin salaukseen satsaaminen maksaa itsensä takaisin!

Kuinka sähköpostiliikenne teknisesti kulkee ja miksi sähköposti tulisi salata?

Monella on sellainen mielikuva, että sähköposti kulkee vain koneesta toiselle. Todellisuudessa reitti on kuitenkin huomattavasti monimutkaisempi.

Sähköpostiviestintä toimii pelkistetysti siten, että käyttäjät hyödyntävät postilaatikkopalvelinta viestin kulkemiseen, säilyttämiseen ja lähettämiseen erilaisilla työasema-/ asiakasohjelmilla. Postilaatikkopalvelimet taas välittävät viestejä toisten postipalvelimien ja erilaisten välityspalvelimien kautta vastaanottajan postilaatikkopalvelimelle, josta vastaanottaja lukee viestin käyttämällään asiakasohjelmalla. Sähköposti kulkee siis useamman palvelimen kautta, ei suoraan tietokoneesta toiseen.

Lisäksi viestit kulkevat täysin luettavassa muodossa suojaamattomina, etkä voi olla varma siitä, ettei joku kolmasosapuoli näe viestin sisältöä sillä välin, kun se kulkee lähettäjältä vastaanottajalle.

Esimerkiksi Euroopan Unionin tietosuojalainsäädäntö (GDPR) edellyttää yrityksiltä ja julkisyhteisöiltä henkilötietojen suojaamista. Sähköpostin salaus mahdollistaa henkilötietoja sisältävien viestien lähettämisen ja vastaanottamisen turvallisesti. Sähköpostin salauksen osalta Tanska näyttää esimerkkiä ja on ensimmäinen maa, jossa sähköpostin salauksesta on jopa tehty yrityksille pakollinen. Tammikuusta 2019 lähtien arkaluonteista henkilötietoa sisältävät sähköpostit on aina salattava.

On organisaation vastuulla, että salassa pidettävät tiedot pysyvät luottamuksellisena. Käyttäjien näkökulmasta helppokäyttöiset ratkaisut sähköpostin salaukseen ovat avainasemassa ja varmistavat organisaatiosi viestinnän turvallisuuden.

Ota yhteyttä, niin kerromme lisää ratkaisuistamme!

Ota yhteyttä

Heräiskö sinulle kysymyksiä? Haluatko lisätietoa tai tarkemman esittelyn? Jätä yhteystietosi, niin palaamme asiaan.