Blogi

Ryhmän välisen viestinnän ja tiedostonjaon haasteet

Ryhmien välinen viestintä on siirtynyt yhä enenevässä määrin sähköiseksi ja paikasta riippumattomaksi. Ryhmäviestintä ei kuitenkaan ole täysin ongelmatonta. Esimerkiksi sähköpostia hyödynnetään paljon ryhmän välisessä viestinnässä. Se sisältää kuitenkin huomattavia haasteita, kuten viestiketjujen hajoamista ja tiedostojen hallintaan liittyviä ongelmia.

Sähköpostin haasteet ryhmäviestinnässä

Sähköposti on ryhmäviestinnän välineenä haasteellinen, sillä usein viestit menevät sekaisin ja limittäin, jolloin kaikki osapuolet eivät välttämättä saa kaikkea informaatiota. Lisäksi keskusteluun on vaikea palata, sillä asiat eivät ole jäsennellysti sähköpostikeskustelussa. Otsikoinnit voivat sekaantua, ja osa ryhmän jäsenistä vastaa väärään ketjuun jne. Näihin ongelmiin on varmasti moni aktiivisesti sähköpostia työssään käyttävä törmännyt.

Myös tiedostojen jakaminen sähköpostilla on toisinaan haastavaa. Sähköpostipalvelimet voivat estää isojen tiedostojen lähetyksen. Toisaalta myös uusimpien versioiden löytäminen eri viesteistä voi olla työlästä. Viestinnän turvallisuudesta ei myöskään ole taetta, ja siksi luottamukselliset tiedot tulisi erikseen suojata. Salasanasuojattujen tiedostojen salasanat unohtuvat ja usein siksi otetaankin käyttöön helposti muistettavia salasanoja tai käytetään kaikissa eri tiedostoissa samaa salasanaa, kuten yrityksen nimeä.

Esimerkkinä hallituksen kokous:

luottamuksellinen_hallituksen_viestinta

Hallituksen jäsenet eivät istu saman katon alla mutta kokousmateriaali tulee jakaa ennakkoon kaikkien osallistujien kesken. Keskustelut hajoavat esimerkiksi kun joku unohtaa vastata kaikille ja osa informaatiosta menee vain toisille ja osa jää ilman tärkeitä tietoja. Ei ole kovin tavatonta, että uudesta asiasta viestitään aiemmalla otsikolla, mikä osaltaan vaikeuttaa seurantaa. Hallituksen kokouksissa käydään läpi hyvin luottamuksellisia tietoja yrityksen toiminnasta. Kokousmateriaalin lähettäminen sähköpostilla on lähes sama kuin se lähetettäisiin postikortilla, jolloin kuka tahansa ulkopuolinen voi päästä siihen käsiksi.

Ratkaisuksi Deltagon collabRoom

Helppokäyttöinen Deltagon collabRoom tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet suojattuun tiedostojen jakoon ja ryhmäviestintään, jonka ratkaisu toteuttaa kootusti yhdessä paikassa. Tiedostot sekä viestintä on selkeässä järjestyksessä ja asianmukaisesti suojattu. Ratkaisu tarjoaa selkeän näkymän kunkin ryhmän tietoihin ja näin jokainen ryhmän jäsen saa varmasti tarvittavat tiedot ja näkee viestinnän samanlaisena.

Ratkaisu toimii erinomaisena välineenä esimerkiksi hallituksen jäsenien välisessä viestinnässä, kokousmateriaalin jakamisessa, FTP-palvelun korvaavana ja materiaalin toimittamisessa projektiryhmille ja alihankkijoille.

Lue lisää Deltagonin ratkaisuista ryhmäviestintään ja tilaa esite!

Ota yhteyttä

Heräiskö sinulle kysymyksiä? Haluatko lisätietoa tai tarkemman esittelyn? Jätä yhteystietosi, niin palaamme asiaan.