Blogi

Miten helpottaa ja nopeuttaa allekirjoituksen saamista sopimukseen?

Kauan työstetty sopimus on vihdoin hyväksytty ja virallista allekirjoitusta vaille valmis. Allekirjoittaja ei kuitenkaan ole moneen päivään lähelläkään toimistoa. Mikä neuvoksi?

”Toimitusjohtaja on ulkomailla – saat sopimuspaperit parin viikon päästä”

Myyjä tietää, että asiakkaalla on kiire saada homma liikkeelle. Sopimusta on väännetty monta viikkoa osapuolten välillä ja vihdoin on päästy yhteisymmärrykseen. Innoissaan isosta kaupasta myyjä soittaa yhteyshenkilölle sopiakseen aikataulusta.

Puhelimessa kuitenkin selviää, että merkittäviin kauppoihin tarvittavan nimenkirjoitusoikeuden omaavan johtajan toimipaikka on toisessa maassa. Myyntiyrityksen toimitusjohtajan allekirjoittama sopimus on toimitettava ulkomaille postitse, jonka jälkeen molempien osapuolien allekirjoittama sopimus postitetaan takaisin. Vasta sen saavuttua perille on kauppa virallisesti solmittu.

Tämä ei kuitenkaan ole ainoa ongelma. Toimitusjohtaja on lähtenyt viikoksi lomalle ja ainoa toinen nimenkirjoitusoikeuden haltija on pitkällä sairaslomalla. Myyjää ei houkuttele ajatus sanoa asiakkaalle: ”Toimitusjohtaja on ulkomailla – saat sopimuspaperit parin viikon päästä”.

”Miksi allekirjoituksen täytyy olla niin hankalaa?”

Tilanne on valitettava sekä myyjän että tilaajan näkökannalta. Molemmat toivovat asioiden edistyvän nopeasti. Myös tuotannossa on varauduttu aloittamaan heti. Sopimuksen viivästyminen aiheuttaa haittaa heidän aikatauluunsa, kun ei ole tietoa, kuinka pitkälle aloitus venyy. Myyjän mielessä pyöriikin ajatus: ”Miksi allekirjoituksen täytyy olla niin hankalaa?”

Mitä tehdä?

Lomakaudet, pidemmät työmatkat ja kiireiset aikataulut monesti viivästyttävät sopimusten allekirjoitusta. Puhumattakaan toimipisteiden välisestä etäisyydestä. Sopimuksia ei kuitenkaan ole nykyään pakko allekirjoittaa käsin. Sähköinen allekirjoitus on lailla vahvistettu päteväksi tavaksi viimeistellä sopimukset Suomessa ja koko EU:ssa.

Asiakirjan tulostaminen, allekirjoittaminen käsin, postitus tai skannaaminen ja lähettäminen sopijakumppanille vie runsaasti aikaa. Sähköinen allekirjoitus on luotettava ja voi säästää kymmeniä tai jopa satoja tunteja aikaa. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa lisäksi merkittävät kustannussäästöt tulostukseen ja postitukseen liittyvien kulujen poistuessa.

Haluatko siirtyä perinteisestä allekirjoituksesta digitaaliseen?

Ota meihin yhteyttä! Soita 09 6850 320 tai laita sähköposti myynti@deltagon.fi. Voit myös täyttää alareunan yhteydenottolomakkeen ja olemme sinuun yhteydessä.

Millainen on Deltagonin ratkaisu?

Tilaa esite turvallisesta sähköisestä allekirjoituksesta sähköpostiisi.

Keskustele asiantuntijan kanssa

Etsitkö työkalua sähköiseen allekirjoitukseen? Täytä lomake, niin asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä. Selvitetään tarpeenne ja katsotaan yhdessä, miten organisaationne sähköinen viestintä saadaan turvattua.