Blogi

Kun työt muuttivat kotiin – Miten allekirjoittaa ja jakaa asiakirjat sähköisesti ja tietoturvallisesti?

Miten ne työt sujuu siellä kotona? Se kysymys kaikuu mielessäni katsellessani allekirjoittamatonta asiakirjaa näytölläni. Luottamuksellinen. Nämä asiakirjat on ollut tapana tulostaa toimistossa ja allekirjoittaa mustekynällä. Miten voisin vahvistaa tämän sopimuksen sähköisesti? Onko se turvallista? Päätin kysyä tätä yrityksemme sähköisen viestinnän asiantuntijalta ja nyt haluankin jakaa hänen vinkit tietoturvalliseen, sähköiseen viestintään etätöissä. 

Teemu Suuronen, toimit sähköisen viestinnän asiantuntijana Erillisverkoilla ja olet auttanut useita yrityksiä kehittämään tiedonhallinnan käytäntöjä. Kokemuksesi perusteella, millaisia seikkoja organisaatioiden tulisi huomioida etätyöskentelyssä?

Monilla yrityksillä löytyy sähköisen viestinnän perustyökalut, jotka mahdollistavat etätyön varsin hyvin. Organisaatioissa on usein kuitenkin joitakin toimintoja, jotka tehdään aina toimistossa. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimusten ja hyväksyntöjen tulostaminen ja allekirjoittaminen, luottamuksellinen tiedon vaihto ja tulosteena tallentaminen. 

Nyt kun useat työntekijät tekevät työnsä kotoa käsin, olisi syytä kartoittaa, mitä on muuttunut koskien luottamuksellisen tiedon käsittelyä. Tukeeko muuttunut käytäntö ja mahdollisesti pikaisestikin valittu uusi työkalu tietoturvallista ja tehokasta tapaa toimia? Näin mahdolliset tietoturvariskit ja tehottomuudet voidaan pyrkiä tunnistamaan. On hyvin ymmärrettävää, jos lipsahduksia sattuu etätyön käytännöissä, koska moni meistä keskittyy tästä ikävästä kriisistä selviämiseen. Nähdäkseni tämä kriisi voi olla kuitenkin mahdollisuus kehittää etätyöskentelyä ja varautumisen strategiaa organisaatioissa.

Teemu-SuuronenTeemu Suuronen
Product Manager

”Olen toiminut IT- alan, kaupan ja tietoturvatuotteiden parissa vuodesta 2004, ja toimin tällä hetkellä Erillisverkoissa tuotepäällikkönä viemässä eteenpäin sähköisen viestinnän ja asioinnin ohjelmistoratkaisuja suomalaisen yhteiskunnan hyödynnettäväksi. Turvallisen sähköisen asioinnin ja viestinnän eteenpäin viemisessä riittääkin meillä Suomenniemellä vielä paljon kehitettävää – ja mikä   parasta – pääsen työssäni puuhamaan myös yhden suuren motivaattorini tietoturvan parissa.”

 

 

Millaisia vinkkejä antaisit luottamuksellisen tiedon tunnistamiseen ja tietoturvariskien hallintaan?

Tällä hetkellä valtavia määriä tietoa liikutellaan sähköisesti. Käsittääkseni kriisin aikana myös sensitiivisen datan määrä on kasvanut, kun organisaatiot käyvät keskusteluita esimerkiksi henkilöstöön, talouteen ja turvallisuuteen liittyen. Tieto on potentiaalisesti luottamuksellista, jos et keskustelisi asiasta julkisessa kahvilassa. Tällainen tieto tulisi vähintäänkin tunnistaa. Luottamuksellinen tieto itsessään ei ole riski, vaan tiedon mahdollinen joutuminen vääriin käsiin. Hyvänä mittarina voit esittää kysymyksen, kuinka paljon harmittaisi asteikolla 1-10, jos tämä viesti päätyisi väärälle asiakkaalle tai kumppanille? Jos vastaus osuu mittarin korkeille asteille, tulisi viestintään harkita työkaluja, joilla varmistetaan, että vain aiottu vastaanottaja lukee viestin, eikä pysty välittämään viestiä eteenpäin vaikkapa vahingossa. Esimerkiksi suojaamaton sähköposti tai chat eivät välttämättä takaa tarvittavaa tietoturvaa. Tarkoituksenmukaisia työkaluja viestinnän turvaamiseen on kuitenkin olemassa. Organisaatioiden tulisikin kiinnittää huomiota tiedon suojaamiseen ja ymmärtää missä tieto liikkuu.

Mainitsit työkalujen roolin etätyössä. Millaisilla sähköisillä työkaluilla organisaatiot voivat ylläpitää ja parantaa prosessejaan, kun ihmisten kohtaaminen on rajoitettua?

Kun yhä useammat prosessit tulee pystyä hoitamaan digitaalisesti, tietoturvan ja tarkoituksenmukaisten digitaalisten työkalujen merkitys luonnollisesti korostuu. Lähtökohtana olisi hyvä miettiä etätyön ja tiedon käsittelyä kokonaisena prosessina ja siltä pohjalta kartoittaa, millaiset ratkaisut tukevat yrityksen toimintaa parhaiten. Esimerkiksi luottamuksellisten asiakirjojen osalta voidaan tietoa työstää suojatussa ympäristössä ja asiakirja voidaan lähettää vastaanottajalle suojatun sähköpostin tai tiedostojen turvalliseen jakamiseen tarkoitetun ratkaisun avulla. Lisäksi vastaanottaja voi allekirjoittaa asiakirjan sähköisesti ja turvallisesti. Asiakirja tulee lopuksi tallentaa varmennettuun ympäristöön.

Tarkoituksenmukaisilla ja turvallisilla työkaluilla organisaatiot rakentavat paitsi jatkuvuutta, mutta myös viestivät luotettavuutta sidosryhmilleen. Turvalliset prosessit voivatkin auttaa luottamuksen rakentamisessa epävarmuudenkin aikana, kun ihmisten kohtaaminen on rajoitettua. Toki suurin osa luottamuksesta rakennetaan inhimillisellä yhteistyöllä ja sille onkin tilausta erityisesti tällaisena aikana. Rakennetaan turvallisuutta yhdessä.

nostokuva_blogi2



Sisältääkö prosessisi paljon asiakirjojen allekirjoittamista?  Haluamme auttaa toimintaasi jatkumaan myös etätöissä. Tämän vuoksi tarjoamme sähköisen allekirjoituksen ratkaisua kokeilukäyttöön käyttöönottokustannusten hinnalla syyskuun 2020 loppuun saakka.   Lue lisää >>

Millainen on Deltagonin ratkaisu?

Tilaa esite turvallisesta sähköisestä allekirjoituksesta sähköpostiisi.

Keskustele asiantuntijan kanssa

Etsitkö työkalua sähköiseen allekirjoitukseen? Täytä lomake, niin asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä. Selvitetään tarpeenne ja katsotaan yhdessä, miten organisaationne sähköinen viestintä saadaan turvattua.