Blogi

Kerää tietoa turvallisesti ja helposti sähköisillä lomakkeilla

Sähköinen asiointi on yleistynyt viime vuosina hurjasti. Nykyään voit hoitaa lähes minkä tahansa asian verkossa oli kyse sitten veroilmoituksesta, operaattorin vaihdosta tai erilaisten tuotteiden ja palveluiden tilaamisesta.

Erilaisia sähköisiä lomakkeita löytyy siis lähes jokaisen yrityksen ja viranomaistahon verkkosivuilta. Monella organisaatiolla sähköinen asiointi on kuitenkin vielä hajallaan, jolloin jatkuvuus ja tietoturva ovat sitä kautta osittain uhattuna, koska ei ole tietoa miten ne on toteutettu. Lisäksi osa on päätynyt jakamaan tiedostoja täytettäväksi, jolloin käyttäjän näkökulma unohtuu. Käyttäjä joutuu kuitenkin käytännössä vanhaan asiointiprosessiin.

Mikä on oikeasti sähköistä asiointia

Mikäli tyydytään tiedoston jakamiseen, niin käyttäjän näkökulmasta lomakkeen täyttäminen on useamman työvaiheen takana: ensin lomake ladataan omalle tietokoneelle, tämän jälkeen se tulostetaan ja täytetään. Sitten vielä pitää ratkaista, miten sen voi lähettää. Jos se sisältää luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja, täytyy suojauksesta pitää sähköisessä maailmassa huolta tai turvautua perinteiseen postiin. Kovinko sähköistä? Skannattujen tietojen purkaminen vastaanottajapäässä on myös usein vaivalloista. Käytännössä se on sama kuin lomake olisi tullut käsin kirjoitettuna paperilla.

Kuinka sähköiset lomakkeet tehostaa prosessia

Tietojen purkua voidaan tehostaa huomattavasti sähköisten lomakkeiden ansiosta. Tällöin pois jäävät useat manuaaliset työvaiheet ja tiedot voidaan syöttää automaattisesti järjestelmään. Kun välistä jää tulostus, skannaus, postitus ja tietojen manuaalinen syöttäminen prosessi tehostuu huomattavasti ja organisaatiossa päästään nopeammin itse päätöksentekovaiheeseen.

Sähköiset lomakkeet ja tietoturva

Koska tietoturvallisuus on kuitenkin henkilötietojen käsittelyssä kaiken lähtökohta, tulee se huomioida sähköisten lomakkeiden kohdalla erityisen huolellisesti. Deltagonin lomakeratkaisulla julkaiset lomakkeet helposti ja tietoturvallisesti. Se on luotettava, turvallinen ja helppo tapa kerätä tietoja. Koska joissakin tapauksissa lomakkeen täyttäjän henkilöllisyys tulee varmistaa, mahdollistamme luonnollisesti henkilöllisyyden tunnistuksen sähköisen tunnistuksen tai allekirjoituksen avulla.

Haluatko kuulla lisää? Ota meihin yhteyttä!

Ota yhteyttä

Heräiskö sinulle kysymyksiä? Haluatko lisätietoa tai tarkemman esittelyn? Jätä yhteystietosi, niin palaamme asiaan.