Blogi

10 syytä salata yrityksesi sähköpostit

Asianmukainen luottamuksellisen tiedon käsittely ja huomion kiinnittäminen tietoturvaan on ajankohtaisempaa kuin koskaan ja yksi yrityksen menestyksen perusedellytyksistä. Sähköpostin salausta voidaan käyttää luottamuksellisen tai sensitiivisen tiedon suojaamiseen, jolloin viestiä ei voi lukea muut kuin sen tarkoitettu vastaanottaja.

Asiakkaan ja yrityksen välinen luottamus on merkittävä tekijä yrityksen menestykselle toimialasta riippumatta, kauppoja kun harvemmin syntyy, jos luottamus ei ole kunnossa. Kumppanin ja asiakkaan pitää pystyä luottamaan siihen, että kun he luovuttavat toimittajalle tai kumppanille luottamuksellista tietoa, sitä käsitellään asianmukaisesti.

Erityisesti juuri nyt lainsäädännön ja asetusten muutosvaiheessa yrityksiä ja yksityishenkilöitä kiinnostaa enenevissä määrin miten luottamuksellisen tiedon käsittely on hoidettu.

10 syytä miksi sähköpostin salausta kannattaa käyttää:

  1. Sähköposti on kuin postikortti – sillä ei ole yksityisyyttä

    Liian usein unohdetaan, kuinka turvaton sähköposti on - todellisuudessa sähköposti on yhtä helposti ulkopuolisten luettavissa kuin postikortti. Monella on mielikuva, että sähköposti kulkee vain koneesta toiselle. Käytännössä viesti kulkee useiden postipalvelimien ja erilaisten välityspalvelimien kautta. Sähköposti kulkee täysin luettavassa muodossa näiden kaikkien etappien välillä. Kuka tahansa voi periaatteessa lukea viestin matkan varrella lähettäjän ja vastaanottajan tietämättä siitä.

  2. Liiketoimintakriittisten tietojen suojaaminen

    Jokaisella yrityksellä on jotain ainutlaatuista ja suojattavaa. Viime kädessä kaikki liiketoiminta perustuu tietoon. Liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi tietoa täytyy kuitenkin voida jakaa. Luottamuksellisen viestinnän tarvetta ei ole pelkästään ylimmän johdon tasolla vaan myös myynnissä, taloushallinnossa, tuotekehityksessä, henkilöstöhallinnossa ja asiakaspalvelussa. Viestitäänkö yrityksessäsi sähköpostitse liiketoimintaan liittyvää tietoa, jota et halua kilpailijoidesi tietoon?
  1. Tietovuotojen välttäminen
    trust-private-email
    Luottamuksellisten tietojen vuotaminen yrityksen tai viranomaistahon ulkopuolelle voi tuottaa huomattavia haittoja organisaatiolle. Tietovuoto voi pahimmassa tapauksessa tarkoittaa tulon tai maineen menetystä, sakkoja tai jopa rikosoikeudellisia toimenpiteitä. Sähköpostin suojaus vähentää riskiä salassa pidettävän tiedon leviämisestä eteenpäin.

  2. Asiakasviestinnän turvaaminen

    Asiakkaat odottavat nopeaa ja helppoa viestintää. He tietävät digitaalisista menetelmistä ja heillä on tiedon jakamiseen enemmän vaihtoehtoja kuin koskaan aiemmin. He myös luottavat siihen, että heidän yritykselle jakamat tiedot pidetään turvassa. Asiakkailla ei kuitenkaan välttämättä aina ole parasta ymmärrystä siitä, mikä on turvallinen viestintätapa tai mahdollisuutta sellaisen käyttöön. Yrityksen tehtävänä on tarjota asiakkaalle (ja työntekijöille) turvallisia, tarpeenmukaisia viestintäkanavia.
  1. Ajan säästäminen

    Monessa yrityksessä luottamuksellisista asioista viestitään edelleen ainoastaan perinteisellä postilla tai kasvotusten. Perinteiset tavat vievät kuitenkin huomattavasti aikaa ja aiheuttavat vaivannäköä. Sähköpostin suojauksen avulla prosessit saadaan merkittävästi tehokkaammiksi ja nopeammiksi. Asia, jonka käsittelyyn ennen meni päiviä tai viikkoja, voidaan nyt hoitaa minuuteissa. Turvallisuudesta tinkimättä. Henkilöstölle jää tulostamisen, postituksen ja skannauksen sijaan aikaa olennaisempiin työtehtäviin.

  2. Vastaanottajan tunnistaminen

    Kun kommunikointi luottamuksellisista asioista tapahtuu sähköisesti, on hyvä varmistaa, kenen kanssa viestii. Joissain tapauksissa se on jopa liiketoiminnan edellytys. Sähköpostisalauksen avulla viestin vastaanottaja voidaan tunnistaa. Sähköpostin vastaanottajan tunnistamiseen on useita vaihtoehtoja, joista yksi on esimerkiksi pankkitunnuksia hyödyntävä vahva sähköinen tunnistaminen.
  1. Lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden noudattaminen

    GDPR-privacy-lockSalassapitosopimukset, kauppasopimukset, lainsäädäntö ja muut asetukset asettavat omat vaatimuksensa luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi. Esimerkiksi jokaisen Euroopan Unionin alueella toimintaa harjoittavan yrityksen tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (tunnetaan myös lyhenteellä GDPR). Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava aina tietosuojalainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.

    Lisäksi tietyillä toimialoilla on omia asetuksia ja määräyksiä, jotka viestinnässä on otettava huomioon. Monipuoliset käyttötapaukset huomioonottavan sähköpostin salauksen avulla viestinnälle asetetut velvoitteet voidaan täyttää.

  2. Inhimillisen virheen aiheuttamien tietovuotojen ennalta estäminen

    Sähköpostin salaus suojaa luottamuksellisia tietoja, kuten luottokortin numeroita, pankkitilinumeroita ja henkilötunnuksia joutumasta vääriin käsiin. Joskus kuitenkin lähettäjä voi unohtaa käyttää salausta tai ei tiedosta sisällön luottamuksellisuutta. Näissä tapauksissa on hyödyllistä käyttää automaattisia menetelmiä viestien havaitsemiseen ja joko salata ne automaattisesti tai estää niiden lähetys ilman salausta.
  1. Maineen ja brändin suojeleminen

    Millaisena haluat, että yrityksesi nähdään? Maine on yhä tärkeämpi osa yrityksen brändiä. Luottamukselliset asiakassuhteet rakentuvat pitkäjänteisesti, mutta asiakkaiden luottamus romuttuu hetkessä, jos uutinen tietovuodosta leviää talouslehtien etusivulle. Tietoturvalla vahvistat luotettavaa yrityskuvaa ja suojaat yrityksen imagoa.

  2. Sähköposti on suoraviivaisempi käyttää kuin perinteinen posti

    Luottamuksellisen asiakirjan lähettäminen perinteisellä postilla sisältää useita vaiheita. Sanotaan, että haluat toimittaa papereita nopeasti ja tietylle henkilölle. Tulostat asiakirjan, suljet sen kirjekuoreen, kirjoitat osoitteen, tilaat kuriirin, odotat kuriirin saapumista ja lopulta luovutat sen toimitettavaksi. Vastaanottajan sijainnista riippuen toimitus todennäköisesti kestää tunteja tai jopa päiviä. Suojattuna sähköpostina lähetettynä sinun tarvitsee ainoastaan liittää tiedosto viestiin ja painaa lähetä.

Tietoturvan, ja erityisesti sähköpostin salauksen, ei tarvitse vaikuttaa suorituskykyyn negatiivisesti. Usein sähköpostin salaus nähdään raskaana ja vaikeana. Mutta näin ei tarvitse olla. Salaus voi olla suoraviivainen sekä lähettäjälle että vastaanottajalle ja toimia ilman asennuksia, uusia tilejä ja salasanoja.

Keskustele asiantuntijan kanssa

Etsitkö työkaluja turvalliseen sähköpostiviestintään? Täytä lomake, niin asiantuntijamme ottaa sinuun yhteyttä. Selvitetään tarpeenne ja katsotaan yhdessä, miten organisaationne sähköinen viestintä saadaan turvattua.