Asiakaskokemuksia

Case palvelualan yritys: salassa pidettävän materiaalin jakaminen projektiryhmässä

Suunnittelutoimistossa asiakkaiden tehtävänannot sisältävät lähes poikkeuksetta salassa pidettävää tietoa. Tietojen vuotaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan lisäksi elinkeinonharjoittajan liike- tai ammattisalaisuuksia. Tämän vuoksi tietoa on käsiteltävä huolellisesti.

Suunnittelutoimiston liiketoiminnan mahdollistamiseksi tietoa, dokumentteja ja kuvia on jaettava asiakkaiden lisäksi esimerkiksi viranomaisten ja konsulttien kanssa. Jotta viestintä on nopeaa ja tehokasta, on sen tapahduttava sähköisesti. Tietoturvasyistä kyseistä tietoa ei voi lähettää turvattomilla menetelmillä.

Haasteena keskustella FTP-palvelimelle ladatuista tiedostoista

Toimiston tapana oli käydä asiakkaiden kanssa yleinen keskustelu joko puhelimessa tai sähköpostilla ja tapaamisissa läpikäydä salaisempi materiaali. Dokumentteja puolestaan siirrettiin FTP-protokollaa käyttäen ja muistitikuilla.

Projektiryhmän vanhassa toimintatavassa oli useampi ongelma. Ensinnäkin tapaamisiin kului huomattavan paljon aikaa, erityisesti jos asiakas oli toisella paikkakunnalla. Toiseksi dokumentteihin liittyvä viestintä oli eriytettynä itse dokumenteista. Kolmanneksi dokumenttien versionhallinnassa oli haasteita.

Etsinnässä korkean tietoturvatason ratkaisu

Suunnittelutoimisto ei ollut kiinnostunut raskaista järjestelmistä. Tärkeää oli kuitenkin saada korkean tietoturvatason omaavaa ratkaisu, jossa NDA:n alainen viestintä onnistuu sekä sisäisten että ulkoisten tahojen kanssa.

Aluksi yrityksessä mietittiin siirtymistä suojatun sähköpostin käyttöön. Tästä ajatuksesta kuitenkin luovuttiin, koska suurten liitetiedostojen osalta sähköposti on haasteellinen. Ja toisekseen keskustelu on sähköpostissa helposti rönsyilevää ja vaikeasti dokumentoitavaa.

Ajankäytön tehostuminen sähköisen työtilan avulla

Ratkaisuksi haasteisiin löytyi sähköinen työtila, jossa luottamuksellista materiaalia voidaan jakaa ja dokumenttien sisällöstä keskustella. Työntekijöitä helpotti, kun sekä keskustelu että materiaali olivat yhdessä paikassa. Asiakkaat puolestaan kiittivät erityisesti helposta tavasta ladata tiedostoja ja saada myös itselle näkymä ladattuihin dokumentteihin ja versioihin.

Yritys huomasi saavuttavansa säästöä projekteihin kuluvien ”hukkatuntien” vähentyessä. Sähköisen toimintatavan ansiosta heidän oli mahdollista ottaa useampia asiakasprojekteja ja täten myös lisätä liiketoimintaansa.

Etsitkö vastaavaa ratkaisua yrityksellesi?

Etsitkö keinoa suojata viestintä ja tiedostot esimerkiksi projektissa? Soita 09 6850 320 tai laita sähköpostia myynti@deltagon.fi ja keskustellaan lisää.

Tilaa esite luottamuksellisen sähköisen viestinnän, sähköisen asioinnin tai tiimityöskentelyn suojaamiseen

Täytä kentät, niin lähetämme esitteet sähköpostiisi.