Asiakaskokemuksia

Case kunta: lautakunta-asiakirjojen ja -tiedon välittäminen suojatusti

Lautakunnat valmistelevat ja käsittelevät erilaisia luottamuksellisia asiakirjoja sekä muuta materiaalia. Tieto on luottamuksellista ennen kuin se on julkista. Ongelmana on tämän materiaalin jakelun hitaus ja tavoitettavuus kohdeverkostolle, sillä suojaamatonta sähköpostia ei luottamuksellisen materiaalin välittämisessä voida käyttää. Miten luottamuksellista tietoa voidaan käsitellä tehokkaasti valmisteluvaiheessa?

Kunnallisten lautakuntien tehtävänä on muun muassa valmistella asioita kunnanhallitukselle. Tähän liittyy esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden kilpailutusta sekä keskustelua eri asiantuntijoiden kanssa. Luottamuksellista tietoa, kuten taloudellista tai teknistä materiaalia, käsitellään useiden eri ihmisten välillä, jolloin toiminta on hidasta. Sähköpostin käyttö luottamuksellisten tietojen käsittelyssä ei kuitenkaan ole sallittua, koska sähköpostin tietoturva on samaa tasoa kuin perinteisen postikortin eli viesti on kenen tahansa luettavissa.

Lautakunta-asiakirjojen ja -tiedon välittäminen suojatusti sähköisellä tavalla vapauttaa resursseja, säästää aikaa ja rahaa.

Eräs kunta halusi saada ratkaisun, jolla tiedon käsittelyä voitaisiin nopeuttaa. Kunta otti käyttöön sähköpostin suojausratkaisun, jolloin luottamuksellinen viestintä asiantuntijoiden ja muiden eri toimijoiden välillä voitiin hoitaa nopeasti ja tehokkaasti.

Deltagon Sec@GW –sähköpostin salausratkaisun avulla kunnan työntekijöiden oli mahdollista lähettää suojattua sähköpostia mihin tahansa osoitteeseen. Kun lisäksi vastaukset saatiin turvallisesti suoraan omaan sähköpostiin, asioita käsiteltiin nopeammin ja tehokkaammin kuin koskaan aiemmin. Tämän ansiosta resursseja ja aikaa vapautui muiden asioiden käsittelyyn.

Turvallinen työtila tiedostojen jakamiseen ja viestintään.

Monen eri osapuolen kanssa käytävien keskustelujen helpottamiseksi kunta otti käyttöön ryhmäviestintään soveltuvan Deltagon collabRoomin, joka yhdistää luottamuksellisen viestinnän ja tiedostojen jakamisen kahden tai useamman henkilön välillä. Sähköisessä työtilassa eri ryhmillä on erilliset huoneet, jossa luottamuksellisista asioista voidaan keskustella turvallisesti. Ryhmäviestintä mahdollistaa sen, että viestit ja tiedostot ovat näkyvissä kaikille jäsenille samanaikaisesti. Uusista viesteistä saapuu ilmoitus haluttaessa sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Työtilan sisällä jokaiselle hallituksen tai valtuuston kokoukselle voidaan avata oma kokouskansio, jolloin kokouskohtainen materiaali ja keskustelut pysyvät siististi järjestyksessä. Ryhmätyötoimintojen ansiosta yhteisen kalenteriajan etsiminen on helppoa ja seuraava kokous voidaan sopia nopeasti. Lisäksi äänestyksellä voidaan tehdä pikainen mielipidekartoitus ryhmän jäsenten kesken.

Tilaa esite luottamuksellisen sähköisen viestinnän, sähköisen asioinnin tai tiimityöskentelyn suojaamiseen

Täytä kentät, niin lähetämme esitteet sähköpostiisi.