Asiakaskokemuksia

Case kunta: kerää välttämättömät tiedot helppokäyttöisten ja turvallisten lomakkeiden avulla

Eräässä kunnassa vastaanotettiin runsaasti erilaisia tietoja lomakkeilla asiointipalvelujen yhteydessä kuten ilmoittautumisen, ajanvarauksen, jonkun asian vireillepanon sekä palautteenannon yhteydessä.

Tietojen käsittely oli muodostunut ongelmaksi

On hyvin yleistä, että kaupungeilla sekä kunnilla on verkkopalveluissaan asiointia varten erilaisia tulostettavia lomakkeita PDF-, Word- ja Excel–muodoissa. Tämä niin sanottu sähköinen palvelu, ei kuitenkaan todellisuudessa mahdollista edes yksinkertaisten hakemusten jättämistä verkossa, vaan käytännössä lomakkeet ovat vain tulostettavissa verkkosivuilta ja silti ne tulee täyttää ja toimittaa perinteisesti paperilla.

Edellä mainituilla lomakkeilla kerättyjen tietojen käsittely oli muodostunut kunnassa ongelmaksi, sillä se vaatii paljon manuaalista työtä. Täyttäjältä aikaa kului lomakkeen täyttämiseen, tulostamiseen ja lähettämiseen. Kunnalta aikaa ja resursseja kului skannaukseen ja tietojen manuaaliseen syöttämiseen järjestelmiin jne. Jos sähköiset lomakkeet toimisivat kuten kuuluukin, voitaisiin kunnassa siirtää henkilöresursseja tärkeämpiin tehtäviin kuten varsinaisiin asiantuntija- ja kehittämistehtäviinsä lomakkeiden käsittelyn sijaan.

Kunta halusikin yhden suoraviivaisen tavan kerätä tarvittavia tietoja sähköisesti. Kuntasektorilla henkilö pitää pystyä tunnistamaan, joten sähköiseen asiointiin tarvitaan myös asiakkaan tunnistaminen verkossa. Kunnassa luovuttaisiin kokonaan tulostettavista sähköisistä lomakkeista ja siirryttäisiin aidosti sähköiseen asiointiin, jolloin tiedot voidaan toimittaa verkossa sähköisellä lomakkeella suoraan kunnan järjestelmään tietoturvallisesti.

Helppoa asiointia sähköisen lomakkeen avulla

Ratkaisu löytyi helppokäyttöisestä asiointilomakkeesta. Nyt asukkaat voivat asioida kunnan kanssa helposti sähköisesti, juuri silloin kuin heille sopii ja täysin ilman postitus- tai tulostuskuluja sekä -vaivaa. Sähköinen lomake toteutettiin dynaamisesti niin, että vastausten mukaan vain asiaan liittyvät olennaiset kysymykset olivat näkyvillä. Tietojen lähettäjän henkilöllisyys varmistettiin käyttämällä pankkitunnuksilla tunnistautumista ennen lähetystä. Näin ollen kunta sai kerralla kaikki tarvitsemansa tiedot kätevästi yhtä kanavaa pitkin, ja kuntalaiset voivat nyt hoitaa asioinnin helposti ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköiset lomakkeet automatisoivat useita vaiheita sisältävän asiankäsittelyn ja kunnassa pystytään keskittämään resurssit paremmin.

Tiedot lähetetään suojatusti

Koska useisiin sähköisiin lomakkeisiin täytetään luottamuksellista tietoa kuten henkilötunnuksia, terveydentilaa koskevaa tietoa, salassapitosopimuksen alaista tietoa tai muuta arkaluontoista tietoa, tulee ne suojata asianmukaisella tavalla. Deltagonin turvalliset sähköiset lomakkeet pitävät tiedon suojattuna.

Muita tapauksia, joissa tuotetta voi hyödyntää

On myös monia muita tapauksia, joissa asiakkaamme ovat hyödyntäneet sähköistä lomakeratkaisua. Asiakkailta, kumppaneilta ja henkilökunnalta kerättyjä luottamuksellisia tietoja ovat mm:

  • Tarjouspyynnöt, tilaukset myynnille
  • Yhteydenotot, palaute ja reklamaatiot asiakaspalveluun
  • Palvelupyynnöt tekniselle tuelle
  • Ajanvaraus ja esitietolomakkeiden täyttö
  • Ilmoittautumiset tapahtumiin, kursseille, päiväkotiin/kouluun
  • Vahingonkorvaus- ja lupahakemukset
  • Työpaikkahakemukset

Tilaa esite luottamuksellisen sähköisen viestinnän, sähköisen asioinnin tai tiimityöskentelyn suojaamiseen

Täytä kentät, niin lähetämme esitteet sähköpostiisi.