Asiakaskokemuksia

Case teknologia-ala: hallituksen jäsenten sähköisen viestinnän tehostaminen tietoturvaa unohtamatta

Teknologia-alan yrityksessä käydyn keskustelun perusteella on todettu, että hallituksen välistä sähköistä viestintää tulisi kehittää tietoturvaa unohtamatta.

Yrityksen hallitukseen kuuluu 8 yrityksen ulkopuolista henkilöä ja lisäksi kommunikaatioon osallistuu aktiivisesti yrityksen toimitusjohtaja. Kaikkiaan yhdeksän henkilö kattava ryhmä tarvitsee kätevän tavan keskustella tulevaisuuden suunnitelmista tietoturvallisesti olinpaikasta riippumatta.

Ongelma: Keskustelun seuraamisen hankaluus ja tietoturvariskit

Nykytilanteessa keskustelua on käyty muun muassa sähköpostin välityksellä. Yhdeksi tietoturvaongelmaksi on muodostunut se, että ryhmän jäsenistä vain toimitusjohtajalla on käytössään yrityksen sähköpostiosoite, osa käyttää oman työnantajansa sähköpostia ja osa käyttää henkilökohtaista sähköpostiaan kuten gmail tai hotmail-tilejä. Esimerkiksi kokousmateriaalit on lähetetty jäsenille salasanasuojattuna zip-tiedostona sähköpostiin.

Huolenaiheena on kuitenkin ollut zip-tiedostojen tietoturvallisuuden taso, käyttäjien valitsemat salasanat ja tiedostojen säilyttäminen yrityksen ulkopuolisilla palvelimilla. Myös sähköpostilla käytyjen jatkokeskustelujen suojaamattomuus askarruttaa. Lisäksi pitkien sähköpostikeskustelujen seuraaminen on koettu toisinaan haastavaksi. Aikaa on vienyt myös dokumenttien viimeisimpien versioiden ja zip-tiedostojen salasanojen metsästäminen.

Ratkaisu: Deltagon collabRoom – tietoturvallinen ryhmätyötila

Ryhmäviestintään soveltuva Deltagon collabRoom yhdistää luottamuksellisen viestinnän ja tiedostojen jakamisen kahden tai useamman henkilön välillä.

Yrityksen hallitukselle avataan oma huone. Ryhmäviestintä mahdollistaa sen, että viestit ovat näkyvissä kaikille jäsenille samanaikaisesti ja tietoturvallisesti. Uusista viesteistä saapuu ilmoitus haluttaessa sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Deltagon collabRoomin ryhmäviestinnässä tiedostot sekä viestit säilyvät suojattuna samassa paikassa. Koska viestintä on koottu yhteen turvalliseen ryhmätyötilaan, viestintä pysyy ehyenä ja kaikki näkevät viestinnän samanlaisena.

Ryhmätyötilan sisällä jokaiselle hallituksen kokoukselle voidaan avata oma kokouskansio, jolloin kokouskohtainen materiaali ja keskustelut pysyvät siististi järjestyksessä.

Ryhmätyötoimintojen ansiosta yhteisen kalenteriajan etsiminen on helppoa ja seuraava kokous voidaan sopia nopeasti. Lisäksi äänestyksellä voidaan tehdä pikainen mielipidekartoitus ryhmän jäsenten kesken.

Tilaa esite luottamuksellisen sähköisen viestinnän, sähköisen asioinnin tai tiimityöskentelyn suojaamiseen

Täytä kentät, niin lähetämme esitteet sähköpostiisi.